לבחירת חברת ניקיון למשרד, הגדירו משימות ותדירות, בקשו מפרט כתוב והשוו רישוי, ביטוח, פיקוח ותנאי התקשרות. הקישור המסחרי לחברת ניקיון משרדים אינו בדיקה עצמאית של ספק.
הגדרת צורכי הניקיון של המשרד
לפני קבלת הצעות מחיר, רשמו את שטח המשרד, מספר העובדים, שעות הפעילות וסוגי המשטחים: שטיחים, פרקט, שיש או ריצוף אחר. פרטו אילו אזורים דורשים ניקיון בכל יום ואילו משימות נדרשות בתדירות נמוכה יותר. הפרידו בין ניקיון שוטף לבין עבודות מיוחדות, כגון ניקוי חלונות או טיפול בשטיחים.
בקשו מכל ספק סיור במקום ומפרט כתוב. כך אפשר להשוות בין הצעות שמתייחסות לאותן משימות, שעות ותדירויות, ולברר אם המחיר כולל חומרי ניקוי, ציוד וחומרים מתכלים.
בדיקת רישוי וביטוח
בהתקשרות עם קבלן שירות בתחום הניקיון, בדקו רישיון מתאים ובתוקף לפי סוג ההתקשרות. אמתו את שם החברה ומספרה במאגר הקבלנים של משרד העבודה. הקישור המסחרי במאמר אינו אימות רישיון של החברה המקושרת.
בקשו אישורי ביטוח רלוונטיים, ובדקו את זהות המבוטחים, תוקף הביטוח, גבולות הכיסוי והחריגים. עצם הצגת אישור ביטוח אינה מבטיחה שכל נזק לציוד או פגיעה בעובד יהיו מכוסים. בהתקשרות מורכבת אפשר להיעזר באיש מקצוע לבדיקת החוזה והכיסוי.
המלצות, פיקוח והחלפת עובדים
בקשו לדבר עם לקוחות פעילים בעלי משרד בגודל ובאופי דומים. שאלו אם העובדים מגיעים בזמן, כיצד נבדקת איכות הניקיון, מי מטפל בתלונות ומה קורה כאשר עובד נעדר. המלצות מסייעות בהשוואה, אך אינן מחליפות בדיקת מסמכים וחוזה.
הגדירו איש קשר, אופן דיווח על תקלה וזמן תגובה מוסכם. בררו כיצד מאשרים עובד מחליף, ומהם הנהלים לשמירת מפתחות, קודי כניסה ומידע שנחשף במהלך העבודה.
השוואה לפני חתימה
השוו מחיר עבור אותו מפרט, כולל משימות, חומרים, שעות, פיקוח, החלפת עובד נעדר ותנאי ביטול. קבעו כיצד מתעדים ליקוי וכיצד בודקים שתוקן. אין במאמר בדיקה עצמאית או המלצה על ספק מסוים.
להכנת רשימת שאלות לספק, היעזרו במדריך לבחירת בעל מקצוע. השוו מפרט, מסמכים ותנאי התקשרות לפי השירות הנדרש; אין בקישור אימות של ספק מסוים.